大华法眼:为客户审查合同时应当注意的五个事项

 
     
 

     传统意义的法律顾问是指接受公民、法人或其他组织的聘请为其提供法律服务的执业律师。按照聘请主体不同可分为:政府法律顾问、企业法律顾问、私人法律顾问;按照服务期限不同可分为:常年法律顾问、专项法律顾问。根据《中华人民共和国律师法》的规定,接受公民、法人和其他组织的聘请担任法律顾问,是执业律师的主要业务之一。

      通常法律顾问的职能包括但不限于:1.协助草拟、审查、修改相关法律文件;2.协助建立健全各项内部规章制度;3.解答涉及业务领域的法律咨询;4.应顾问单位要求,参与相关事务的磋商、谈判;5.应顾问单位要求,出具法律意见书、律师函;6.应顾问单位要求,开展法制宣传和法律培训;7.双方商定的其他法律事务。

     法律顾问职能的第一项,在实务中体现最频繁的便是审查与修改各类合同,本文针对常年法律顾问中面向政府及企业提供顾问服务的律师概括出五项关于合同审查与修改的注意事项,供大家参考借鉴。

     
  一、明确交易背景、合同目的,切勿脱离现实、独爱“霸王条款”

      《民法通则》规定,合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。在政府或企业常年法律顾问的工作中,多数合同最普遍的目的一定是为促进双方发生某种交易行为而产生的,前提是双方准备发生合作关系。因此,当律师拿到一份待审查与修改的合同时,不必急于动手修改。先向顾问单位了解此合同发生的前因后果,对背景情况有所掌握,当然,在实践中,许多对法律事务较为熟悉的顾问单位会在向律师发送合同电子版时一并介绍交易背景,让律师更顺利开展审查、修改工作。这样去做,既是对整个合同大致方向的前期铺垫,也是后期修改某项具体条款时律师应知的背景知识。

      在审查与修改合同时,律师肯定会以顾问单位的利益最大化、风险最小化为考虑方向,这是无可厚非的。在政府采购活动中,政府以合同方式有偿取得货物、工程和服务,包括购买、租赁、委托、雇用等。此时,政府在交易中处于优势地位,在采购合同中,对于违约责任、争议解决办法等约定一定是以采购方为主导,那么律师是否要以最苛刻的要求去修改供应商的权利、义务等条款。个人认为,应以实现合同目的为原则,尽可能规避风险的心态去审查与修改合同,不是以完全一边倒的思路去对待合同本身,最终合同或许实现零风险,但可能导致供应商根本无法正常、合理的开展工作。这样的合同在理论上完美,是实践中全无操作性。

      
 二、结构合理、逻辑严密,切勿贪恋“华而不实”的合同架构

      实践中,对外签订的合同要经过多次完善程序最终才能到合同的另一方手里。因此,在如此繁多的步骤中,如果都是抱着让合同追求面面俱到、包罗万象的原则进行一步步完善,那最终的合同可能会冗长、繁杂、重复。

      所以作为法律顾问,律师需要严格把关,适当控制篇幅,这并不是说合同条款越少越好,而是需要在结构合理且逻辑严密的情况下,明晰层次,精炼语句,减少重复条款。因为参与起草合同的业务人员,可能是根据多份合同整合而来,许多条款看着表达方式不同,但法律含义相同,或者因为业务人员前后对接不畅,发生相同条款前后出现两次的情况,这就需要律师在审查与修改时,将重复剔除,将同类表达进行高度概括,提高合同的语言精度和逻辑水平。对于许多企业来说,有长期合作伙伴,可能按照每一年度续约,如果合同内容较多,但是每年续签的内容基本不变,那就在开始制定双方的合作框架协议,将合作的基本架构固定下来,最后附一张确认单,之后每年签合作确认单即可。当然,如果顾问单位的原合同过于简单,完全无法控制风险,律师就应该根据法律和实践的要求,补充合同条款,达成较好的防范风险效果。

      
  三、核实法律法规的时效,切勿抱有侥幸心理

     企业法律顾问面对的合同较多是涉及到公司法律、金融领域、知识产权、劳动关系等,律师对这些无论是在拟定合同时依据的法律法规,还是在文本里直接列明名称的法律法规,都应该明确法条引用的合法性。许多合同都是在旧版基础上重新修改利用的,但是对法律法规的使用,不能直接“拿来主义”,随着社会的进步与发展,法律法规都在不断的更新和完善,所以作为专业律师,不能在法律根基上出现失误,不要抱着侥幸心理,认为顾问单位起草的合同一定做好了核实工作。有时经一一核查就发现引用的条文早已失效的现象。

      
  四、格式整齐、布局美观,切勿忽视合同的颜值

   合同作为合作关系建立的法律保障,即是双方顺利完成交易行为的约束,也是双方对外形象的体现。有时作为法律顾问,待审的合同可能质量较高,基本内容和架构都已完备,但仔细审阅还是能发现,合同中会出现某些复制的语句字体、字号与文本基本的字体、字号不同;行间距不一致;未首行缩进2字符;全文未两端对齐;有错别字;无页码;标点符号使用错误;长篇幅合同未分层次等现象。
    因此,为了使合同的颜值更高,律师应该在审查与修改合同内容的过程中,同时进行外在形象的修饰工作。以挑剔的眼光,去审视合同的层次布局、字体与字号的美观、标点符号的使用、首页及签章页的格式等等问题。一份较好的合同不应该有机会让签订方发现种种格式瑕疵,以免会产生对合作伙伴严谨性、专业性的怀疑。

   
  五、留存工作痕迹、记录工作内容,切勿成为迷糊律师

      作为企业的常年法律顾问,一般是按照年度签订的顾问合同,所以会为同一个顾问单位提供至少1年的服务。因此,律师应该为不同的顾问单位,建立不同的文件夹,单独建档存放相关文件。最好是在文件夹里继续分类管理,按照顾问单位的合作方名称或者不同文件类型等方式分别建立子文件夹。

     在工作中要注意留存工作痕迹,在审查与修改合同时,使用修订模式;在与顾问单位沟通时最好使用工作邮箱,保留信件往来记录。
    诸如此类的注意事项还有很多,这里不一一列举,作为常年法律顾问需要掌握的工作方法和需要重视的细节,往往需要律师在具体工作中多加留心、总结,顾问单位是否续签,可能是体现律师工作质量的最好证明!